El desafío
La escribanía escaneaba documentación a diario —escrituras, poderes,
actas, hipotecas, testamentos— y la guardaba en carpetas sin ningún
criterio estructurado de gestión. Esto generaba dependencia del
criterio de cada persona al archivar, pérdida de tiempo operativo
buscando documentos puntuales y ninguna posibilidad de trabajar de
forma remota.
La solución
Se propusieron tres niveles de solución, desde reconfigurar el
escáner hasta un sistema completo con IA; la escribanía optó por el
más completo. Se construyó una plataforma a medida que incluye:
- Ingesta automática: el escáner deja el archivo en una carpeta monitoreada y el sistema lo detecta solo, sin intervención manual.
- OCR sobre PDF, DOCX e imágenes para extraer e indexar el texto de cada documento.
- Clasificación asistida por IA: un modelo de OpenAI sugiere el tipo de documento (entre 23 categorías notariales: escritura, poder, hipoteca, testamento, fideicomiso, sucesión, etc.), y el usuario confirma o corrige.
- Búsqueda de texto completo por DNI, CUIT, nombres, número de escritura o palabras clave, con filtros por tipo, cliente y fecha.
- Editor de Word integrado (OnlyOffice): permite abrir y editar directamente los .docx archivados sin salir del sistema ni descargarlos, guardando los cambios de vuelta automáticamente.
- Creador de documentos: a partir de un documento de ejemplo ya existente (una escritura, un poder, etc.), el sistema toma su estructura y reemplaza los datos por los del nuevo caso, generando el documento final listo para usar — sin redactarlo de cero cada vez.
- Gestión de usuarios, permisos y clientes, con auditoría e historial de cada documento.
- Importación histórica: una herramienta de carga masiva para incorporar al sistema el archivo ya existente de la escribanía.
- Acceso remoto seguro, publicado en un dominio propio.
Stack técnico
React
TypeScript
Vite
Tailwind CSS
Node.js + Express
PostgreSQL
Prisma ORM
Tesseract.js (OCR)
API de OpenAI
OnlyOffice Document Server
Docker
Socket.io
Cloudflare Tunnel
El resultado
La escribanía pasó de un archivo en carpetas sueltas, dependiente
del criterio de cada persona, a un sistema digital de punta a
punta: desde que el escáner deja el papel hasta que el documento
queda clasificado, indexado, buscable y editable — con acceso
remoto y trazabilidad de cada cambio.